Le problème
Avant Yono Consulting, la production d'un devis prenait 45 minutes : récupérer les notes de l'appel découverte dans Notion, ouvrir la grille tarifaire dans Google Sheets, recoller dans le modèle Word, exporter en PDF, rédiger le mail d'envoi, programmer la relance manuelle.
Trois outils, deux risques d'oubli (option pas mentionnée, conditions copiées-collées de l'ancien devis), et un goulet d'étranglement au moment où l'envie d'acheter du prospect est la plus haute.
La solution
Une automatisation n8n qui se déclenche dès que l'appel découverte est catégorisé "qualifié" dans Notion :
- Claude (modèle européen) lit le compte-rendu d'appel et extrait les éléments structurés : nombre d'utilisateurs, modules choisis, contraintes de calendrier, niveau d'urgence.
- n8n récupère les tarifs applicables depuis la grille pricing dans Notion.
- Le devis est généré au format PDF à partir d'un template.
- Brevo prend le relais : envoi du devis avec un mail personnalisé, et programmation automatique des relances J+3, J+7, J+14.
Le gain
| Avant | Après |
|---|---|
| 45 min par devis | 4 min de validation |
| 12 devis/mois | 12 devis/mois (sans changement) |
| Relances manuelles oubliées 1 fois sur 3 | Relances automatiques 100% |
Gain total : environ 8 heures par mois récupérées, soit 96 heures par an, soit l'équivalent de 13 jours-homme.
Ce que ça change vraiment
Au-delà du temps gagné, l'automatisation a éliminé un point de stress chronique : ne plus penser "j'ai oublié de relancer untel" en sortant d'une réunion. C'est ce que je cherche à faire pour mes clients : ne pas juste optimiser un process, mais libérer de la charge mentale.